ગોપનીયતા અને રેકોર્ડ જાળવી રાખવાની સૂચના

છેલ્લે અપડેટ કર્યું: 10 ઓક્ટોબર 2026

આ સૂચના વિશે

અમે માહિતીનો ઉપયોગ પૂછપરછનો જવાબ આપવા, સહભાગીઓની નોંધણી અને સંકલન કરવા, યોગદાન અને રસીદોનું સંચાલન કરવા અને અમારી વેબસાઇટને સુરક્ષિત કરવા માટે કરીએ છીએ. આ સૂચના સમજાવે છે કે Agastheeswarar Arapani Arakattalai અમારી મુખ્ય વેબસાઇટ, ભાગીદારી સેવાઓ અને ચુકવણી સેવાઓ પરની માહિતીને કેવી રીતે હેન્ડલ કરે છે. અમારી રીટેન્શન પોલિસી નીચે દર્શાવેલ છે.

માહિતી અમે એકત્રિત કરીએ છીએ અને ઉપયોગ કરીએ છીએ

જ્યારે તમે અમારો સંપર્ક કરો છો, ત્યારે અમે તમારું નામ, સંપર્ક વિગતો, સંસ્થા, વિષય, સંદેશ અને સંમતિ એકત્રિત કરીએ છીએ. સહભાગી રેકોર્ડ્સમાં પ્રોફાઇલ વિગતો, સ્થાન, કુશળતા, રુચિઓ, ઉપલબ્ધતા, પસંદગીઓ, એકાઉન્ટની સ્થિતિ, ચાર્ટર અને ગોપનીયતા સ્વીકૃતિઓ અને પ્રોગ્રામ પ્રતિસાદોનો સમાવેશ થાય છે. યોગદાનના રેકોર્ડમાં દાતાનો સંપર્ક અને સરનામાની વિગતો, હેતુ, રકમ, ચુકવણી-પ્રદાતાના સંદર્ભો અને જ્યાં જરૂર હોય ત્યાં ઓળખનો સમાવેશ થાય છે. કૃપા કરીને બિનજરૂરી સંવેદનશીલ દસ્તાવેજો અથવા આધાર નંબર મોકલશો નહીં. Razorpay પેમેન્ટ એન્ટ્રી સંભાળે છે; અમે અમારા ફોર્મ દ્વારા તમારું કાર્ડ PIN, CVV અથવા ચુકવણી પાસવર્ડ પ્રાપ્ત કરતા નથી.

તમારું એકાઉન્ટ અને પસંદગીઓ

અમે સહભાગી પાસવર્ડને હેશ તરીકે સ્ટોર કરીએ છીએ. ચકાસણી અને પાસવર્ડ-રીસેટ લિંક્સ સમાપ્ત થાય છે અને તેનો ઉપયોગ ફક્ત એક જ વાર થઈ શકે છે. એકાઉન્ટ વેરિફિકેશન અને સિક્યુરિટી ઈમેલ તમારા એકાઉન્ટને સપોર્ટ કરે છે; પ્રોગ્રામ આમંત્રણ ચેતવણીઓ વૈકલ્પિક છે અને તમારા એકાઉન્ટ સેટિંગ્સમાં બદલી શકાય છે. ઓળખ પસંદ કરવાથી અમને તમારા યોગદાનને શેર કરવાની પરવાનગી માંગવાની મંજૂરી મળે છે. તમારું નામ, ફોટોગ્રાફ અથવા વાર્તા પ્રકાશિત કરતા પહેલા અમે ચોક્કસ પરવાનગી મેળવીએ છીએ. તમે થોભાવી શકો છો અથવા સહભાગિતામાંથી પાછી ખેંચી શકો છો. ઉપાડ પૂર્ણ યોગદાનને રદ કરતું નથી અથવા એકાઉન્ટિંગ અથવા વિવાદના સંચાલન માટે જરૂરી રેકોર્ડને દૂર કરતું નથી.

માહિતીની ઍક્સેસ

અધિકૃત ટ્રસ્ટ કર્મચારીઓ તેમની જવાબદારીઓ માટે રેકોર્ડ્સ ઍક્સેસ કરે છે. અમારી સહભાગી ડિરેક્ટરી સાર્વજનિક નથી. અમે અમારી સેવાઓ પહોંચાડવા માટે હોસ્ટિંગ અને ડેટાબેઝ સેવાઓ, Google Workspace ઇમેઇલ અને Razorpay નો ઉપયોગ કરીએ છીએ. આ પ્રદાતાઓ તેમની પોતાની નીતિઓ હેઠળ માહિતીનું સંચાલન કરે છે અને તેને ભારતની બહાર પ્રક્રિયા અથવા સંગ્રહિત કરી શકે છે. અમે ઓડિટ, રિપોર્ટિંગ, કાયદેસરની વિનંતીઓ, સુરક્ષા અથવા વિવાદના સંચાલન માટે જરૂરી રેકોર્ડ શેર કરી શકીએ છીએ. રસીદની લિંક્સ સ્વીકૃતિની ઍક્સેસ પ્રદાન કરે છે; સંપૂર્ણ લિંક ધરાવનાર કોઈપણ તેને જોઈ શકે છે. કૃપા કરીને આ લિંક્સને ખાનગી રાખો.

પૂછપરછ અને સહભાગી રેકોર્ડ્સ

અમે સામાન્ય રીતે પૂછપરછ બંધ થયા પછી બે વર્ષ સુધી સામાન્ય પૂછપરછ પત્રવ્યવહાર જાળવી રાખીએ છીએ. અમે સામાન્ય રીતે ચકાસાયેલ સહભાગીઓની પ્રોફાઇલ્સ, સંમતિ અને સમીક્ષાના રેકોર્ડ્સ અને પ્રોગ્રામ ઇતિહાસને સહભાગિતા દરમિયાન અને કાયમી ઉપાડ અથવા રેકોર્ડ કરેલ બંધ થયા પછી ત્રણ વર્ષ સુધી જાળવી રાખીએ છીએ. એકાઉન્ટની નિષ્ક્રિયતાના ત્રણ વર્ષ પછી, અમે સમીક્ષા કરીએ છીએ કે એકાઉન્ટની હજુ પણ જરૂર છે કે કેમ અને તેને બંધ કરતા પહેલા પુષ્ટિ માંગીએ છીએ. અમે 30 દિવસ પછી વણચકાસાયેલ નોંધણીઓની સમીક્ષા કરીએ છીએ અને 90 દિવસ પછી નકારેલ પ્રોફાઇલ્સની સમીક્ષા કરીએ છીએ. અમે બિનજરૂરી વિગતોને દૂર કરીએ છીએ અથવા અનામી રાખીએ છીએ, જ્યાં વાજબી હોય ત્યાં ન્યૂનતમ સુરક્ષા, સંમતિ અથવા વિવાદના પુરાવા જાળવી રાખીએ છીએ.

ઇમેઇલ અને સુરક્ષા રેકોર્ડ્સ

અમે 30 દિવસ પછી પૂર્ણ થયેલ અથવા સમાપ્ત થયેલ સહભાગિતા-ઈમેલ કતાર રેકોર્ડને દૂર કરીએ છીએ અને સફળતાપૂર્વક મોકલેલા સંદેશાઓની સામગ્રીને સાફ કરીએ છીએ. સમાપ્ત થયેલ ચકાસણી અને પાસવર્ડ-રીસેટ લિંક્સ ઍક્સેસને અધિકૃત કરી શકતા નથી. અમે સામાન્ય રીતે ઓછામાં ઓછા એક વર્ષ માટે જરૂરી એકાઉન્ટ ઓડિટ અને સુરક્ષા રેકોર્ડ્સ જાળવી રાખીએ છીએ, અને જ્યાં પ્રોગ્રામ ઇતિહાસ, ઘટનાઓ અથવા કાનૂની જરૂરિયાતો આને જરૂરી બનાવે છે ત્યાં લાંબા સમય સુધી. હોસ્ટિંગ પ્રદાતાઓ તેમની પોતાની રીટેન્શન વ્યવસ્થા હેઠળ કેટલાક એક્સેસ લોગ્સ, એરર લોગ્સ અને કૂકીઝનું સંચાલન કરે છે. અમારા ફોર્મ-સિક્યોરિટી રેકોર્ડ્સ પૂછપરછ સંદેશાઓને સ્ટોર કરવાને બદલે હેશ કરેલા ઓળખકર્તાઓ અને ટાઇમસ્ટેમ્પ્સનો ઉપયોગ કરે છે.

નાણાકીય અને વિવાદ રેકોર્ડ

અમે રસીદો, યોગદાન રજિસ્ટર, રિપોર્ટિંગ માટે જરૂરી દાતાની ઓળખ, પતાવટ અને સમાધાન રેકોર્ડ્સ અને લાગુ કર, એકાઉન્ટિંગ, ઓડિટ અને ગ્રાન્ટ જરૂરિયાતો માટે સંબંધિત નિકાસ જાળવી રાખીએ છીએ. અમારો એકાઉન્ટન્ટ કોઈપણ સંક્રમણિક આવશ્યકતાઓ સહિત લાગુ રીટેન્શન અવધિ અને સંદર્ભ વર્ષ નક્કી કરે છે. આ રેકોર્ડ ટૂંકા સહભાગી શેડ્યૂલને બદલે નાણાકીય રીટેન્શન શેડ્યૂલને અનુસરે છે. જ્યાં સુધી મામલો અને જરૂરી રીટેન્શન અવધિ પૂર્ણ ન થાય ત્યાં સુધી અમે ઓડિટ, ફરિયાદ, કાનૂની પકડ અથવા વણઉકેલાયેલા વિવાદને આધીન રેકોર્ડ જાળવી રાખીએ છીએ. અમે ફક્ત જરૂરી વિગતો રાખીએ છીએ. પ્રોગ્રામ આમંત્રણો નાપસંદ કરવાથી એકાઉન્ટિંગ જવાબદારીઓ દૂર થતી નથી.

કાઢી નાખવાની સમીક્ષાઓ અને બેકઅપ્સ

અમે અમારા રીટેન્શન શેડ્યૂલની ઓછામાં ઓછી ત્રિમાસિક સમીક્ષા કરીએ છીએ. અમે અધિકૃત કાઢી નાખવા અથવા અનામીકરણ પહેલાં ડેટાબેઝ રેકોર્ડ્સ, મેઇલબોક્સ નકલો અને ખાનગી નિકાસની સમીક્ષા કરીએ છીએ. રીટેન્શન પીરિયડ્સ આ સમીક્ષાઓને માર્ગદર્શન આપે છે; દરેક સિસ્ટમમાં નિકાલ આપોઆપ થતો નથી. બેકઅપ અલગ પુનઃપ્રાપ્તિ ચક્રને અનુસરે છે, તેથી સક્રિય સિસ્ટમોમાંથી દૂર કરવામાં આવેલી માહિતી સંબંધિત બેકઅપ સમાપ્ત થાય ત્યાં સુધી રહી શકે છે. બેકઅપ પુનઃસ્થાપિત કરતી વખતે, અમે રેકોર્ડ કરેલા કાઢી નાખવાના પ્રતિબંધોને ફરીથી લાગુ કરીએ છીએ. અમે કાઢી નાખેલ સંદેશ સામગ્રીને જાળવી રાખ્યા વિના ન્યૂનતમ નિકાલ રેકોર્ડ રાખીએ છીએ.

કૂકીઝ અને વેબસાઇટ સુરક્ષા

અમારી સહભાગિતા અને ચુકવણી સેવાઓ સાઇન-ઇન, ફોર્મ સુરક્ષા અને વહીવટ માટે સત્ર કૂકીઝનો ઉપયોગ કરે છે. હોસ્ટિંગ સેવાઓ IP સરનામા, તારીખો, વિનંતી કરેલ URL અને બ્રાઉઝર માહિતી રેકોર્ડ કરી શકે છે. કુકી અને લોગીંગની વ્યવસ્થા અમે ઉપયોગ કરીએ છીએ તે હોસ્ટિંગ અને પેમેન્ટ સેવાઓમાં બદલાઈ શકે છે. આ વ્યવસ્થાઓ વિશેના પ્રશ્નો માટે, કૃપા કરીને અમારો સંપર્ક કરો. HTTPS નો ઉપયોગ કરો અને તમારા ઓળખપત્રો અને પાસવર્ડ-રીસેટ લિંક્સને ખાનગી રાખો.

વિનંતીઓ અને ચિંતાઓ

ઍક્સેસ, સુધારા, પસંદગીના ફેરફારો, ઉપાડ, કાઢી નાખવાની વિનંતીઓ અથવા સહભાગીઓની ચિંતાઓ માટે, admin@agastheeswarartrust.org નો સંપર્ક કરો. જો તમારી ચિંતામાં પ્રાથમિક સંપર્ક સામેલ હોય, તો info@agastheeswarartrust.org ને લખો અને આ બાબતમાં સામેલ ન હોય તેવી વ્યક્તિ દ્વારા સમીક્ષાની વિનંતી કરો. અમે તમારી ઓળખ ચકાસી શકીએ છીએ અને શા માટે ચોક્કસ રેકોર્ડ જાળવી રાખવા જોઈએ તે સમજાવી શકીએ છીએ. અમારું લક્ષ્ય સાત કામકાજના દિવસોમાં વિનંતીઓ સ્વીકારવાનું અને 30 દિવસની અંદર જવાબ આપવાનું છે. અમે કોઈપણ વિસ્તરણ સમજાવીશું; લાગુ કાનૂની સમયમર્યાદા અગ્રતા લે છે. જરૂરી નાણાકીય રેકોર્ડ જાળવી રાખવાની જરૂર પડી શકે છે. કાયદેસર રિપોર્ટિંગ અને વૈધાનિક ઉપાયોના તમારા અધિકારો ઉપલબ્ધ રહે છે.

બાહ્ય લિંક્સ અને અપડેટ્સ

બાહ્ય વેબસાઇટ્સની પોતાની ગોપનીયતા પ્રથાઓ છે. અમારી સેવાઓ અથવા જરૂરિયાતો બદલાતા હોવાથી અમે આ સૂચના અપડેટ કરીએ છીએ. જ્યાં સ્વીકૃત સહભાગિતા હેતુ ભૌતિક રીતે બદલાય છે, અમે યોગ્ય સૂચના આપીએ છીએ અને જ્યાં જરૂરી હોય ત્યાં નવીકરણ સંમતિ મેળવીએ છીએ. કાર્યક્રમનું આમંત્રણ અને પ્રચાર પસંદગીઓ અલગ રહે છે.